Aviso de Privacidad

POLÍTICAS DE PRIVACIDAD DE DATOS Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN
LEY 1581 DE 2012 Y DECRETO REGLAMENTARIO 1377 DE 2013

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
NOMBRE: VYGON COLOMBIA S.A.
NIT: 802.000335-1
DIRECCIÓN: CALLE 79 NUMERO 74-29 BARRANQUILLA, ATLANTICO
CORREO ELECTRONICO: habbeasdata@vygon.com.co
PÁGINA WEB: www.vygon.com.co
TELÉFONO: 57 (5) 3730963

1. OBJETIVO:
Establecer y divulgar las Políticas de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales,
implementados por VYGON COLOMBIA S.A., con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de
2012 y el Decreto 1377 de 2013, los cuales tienen por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen
todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases
de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15
de la Constitución Política “Habeas Data”; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la
misma.
La sociedad VYGON COLOMBIA S.A. adopta el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el
cumplimiento de este precepto y estas regulaciones normativas.
2. ALCANCE:
El presente documento aplica para los datos de carácter personal, registrados en cualquier base de datos que
administre VYGON COLOMBIA S.A. y que los haga susceptibles de Tratamiento.
3. DEFINICIONES:
3.1. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de
datos personales.
3.2. Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
3.3. Datos personales: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales o jurídicas determinadas o determinables.
3.4. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio
con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del mismo.
3.5. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de éstos.

3.6. Titular: persona natural o jurídica cuyos datos personales serán objeto de tratamiento.
3.7. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3.8. Consultas: solicitud de la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sobre la
cual tiene la obligación VYGON COLOMBIA S.A., de suministrar al Titular o sus causahabientes, toda la
información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
3.9. Reclamo: solicitud de rectificación, corrección, actualización o supresión de la información contenida en una
base de datos tratada por VYGON COLOMBIA S.A. o solicitud por presunto incumplimiento de cualquiera de los
deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, realizada por el Titular o sus causahabientes.
3.10. Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos,
entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de
comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en
registros púbicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente
ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
3.11. Dato sensible: aquellos datos personales que revelen origen racial o étnico, opiniones políticas,
convicciones religiosas o morales, afiliación sindical, información referente a la salud o a la vida sexual, situación
financiera o cualquier otro dato que pueda producir, por su naturaleza o su contexto, algún trato discriminatorio
al titular de los datos. Estos datos están especialmente protegidos.
3.12. Habeas data: derecho fundamental que permite conocer, actualizar y rectificar la información
almacenada sobre las personas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
3.13. Causahabiente: persona que ha sucedido o se ha subrogado por cualquier título en el derecho de otra u
otras.

4. LINEAMIENTOS GENERALES
4.1 Las políticas contempladas en este documento son de carácter obligatorio para VYGON COLOMBIA SA., en
calidad de fuente de información de datos, así como para los encargados que realizan el tratamiento de datos
personales por cuenta de VYGON COLOMBIA S.A.
4.2 Tanto el responsable como los encargados, deben salvaguardar las bases de datos que contengan datos
personales y guardar la confidencialidad respecto del tratamiento.

5. ANTECEDENTES NORMATIVOS
5.1 Artículo 15 de la Constitución Política.
“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe
respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones
que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás
garantías consagradas en la Constitución”.

5.2 Artículo 20 de la Constitución Política.
“Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y
recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.
Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de
equidad. No habrá censura”.

6. VYGON COLOMBIA S.A. EN LA NORMATIVIDAD
Somos una fuente de información.

6.1 ¿POR QUÉ SOMOS UNA FUENTE DE INFORMACIÓN?
Como quiera que VYGON COLOMBIA S.A. es una sociedad que se encarga de recabar la información crediticia de
los Clientes, Proveedores y Terceros a los que se les ofertan productos y servicios mediante sistemas de pago en
la modalidad crédito y contado, también recaba la información personal, familiar, de escolaridad y experiencia
laboral de los Empleados; ésta constituye a las denominadas fuentes de información de que tratan el literal (b)
del artículo tercero de la Ley 1266 del 2008. (…)
“Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en
virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o
del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los entregará al usuario final. Si la
fuente entrega la información directamente a los usuarios y no, a través de un operador, aquella tendrá la doble
condición de fuente y operador y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. La fuente de la información
responde por la calidad de los datos suministrados al operador la cual, en cuanto tiene acceso y suministra
información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstas para
garantizar la protección de los derechos del titular de los datos”(…)

6.2 DEBERES DE LAS FUENTES DE LA INFORMACIÓN ARTÍCULO 8, LEY 1266 DEL 2008:
Las fuentes de la información deberán cumplir las siguientes obligaciones, sin perjuicio del cumplimiento de las
demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
a. Garantizar que la información que se suministre a los operadores de los bancos de datos o a los usuarios sea
veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
b. Reportar, de forma periódica y oportuna al operador, todas las novedades respecto de los datos que
previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada
a este se mantenga actualizada.
c. Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar lo pertinente a los operadores.
d. Diseñar e implementar mecanismos eficaces para reportar oportunamente la información al operador.

e. Solicitar, cuando sea del caso, y conservar copia o evidencia de la respectiva autorización
otorgada por los titulares de la información, y asegurarse de no suministrar a los operadores
ningún dato cuyo suministro no esté previamente autorizado, cuando dicha autorización sea
necesaria, de conformidad con lo previsto en la presente ley.
f. Certificar, semestralmente al operador, que la información suministrada cuenta con la autorización de
conformidad con lo previsto en la presente ley.
g. Resolver los reclamos y peticiones del titular en la forma en que se regula en la presente ley.
h. Informar al operador que determinada información se encuentra en discusión por parte de su titular, cuando
se haya presentado la solicitud de rectificación o actualización de la misma, con el fin de que el operador incluya
en el banco de datos una mención en ese sentido hasta que se haya finalizado dicho trámite.
i. Cumplir con las instrucciones que imparta la autoridad de control en relación con el cumplimiento de la
presente ley.
j. Los demás que se deriven de la Constitución o de la presente ley.

7. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
7.1 Principios para el tratamiento de datos personales
Los siguientes principios serán tenidos en cuenta por VYGON COLOMBIA S.A. en el proceso de administración de
datos personales.
7.1.1 Legalidad en materia de tratamiento de datos
El tratamiento de datos, debe sujetarse a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en cualquier
norma que desarrolle o reglamente tal disposición.
7.1.2 Finalidad y tratamiento
El tratamiento de datos debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual
debe ser informada al Titular.
El tratamiento de datos y la finalidad de la información de las bases de datos de VYGON COLOMBIA S.A., se
encuentran fundamentadas en la prestación del servicio, la relación contractual, los fines comerciales y/o
publicitarios y relaciones laborales, VYGON COLOMBIA S.A. podrá compartir. Circular y transmitir la información a
terceros, proveedores, autoridades y filiales del grupo VYGON.
El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos
personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o
judicial que releve el consentimiento.

7.1.3 Veracidad o calidad
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que
induzcan a error.
7.1.4 Transparencia
En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de VYGON COLOMBIA S.A. o del encargado
del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le
conciernan.
7.1.5 Acceso y circulación restringida
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones
de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas
autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de
divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un
conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
7.1.6 Seguridad
La información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado del tratamiento, se deberá manejar tomando
las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean razonables para otorgar seguridad a los registros
procurando evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7.1.7 Confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de
públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con
alguna de las labores que comprende dicho procedimiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de
datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos
de la misma.
7.2 Categorías especiales de datos
7.2.1 Datos sensibles
Son los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales
como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas,
la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier
partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos
relativos a la salud, a la vida sexual, al estado o situación económica y financiera y a los datos biométricos.

7.2.1.1 Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que
por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el
interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los
representantes legales deberán otorgar su autorización.
b. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de
una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política,
filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que
mantengan contactos regulares por razón de su finalidad.
c. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d. El tratamiento se refiere a datos que son necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho
en un proceso judicial.
e. El tratamiento tiene una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las
medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
f. En el tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho tratamiento sea posible conforme a las
excepciones citadas anteriormente contenidas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las
siguientes obligaciones:
* Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
* Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la
recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles
y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
7.2.2 Derechos de los niños, niñas y adolescentes
En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean
de naturaleza pública.
7.2.3 Derechos de los Titulares:
7.2.3.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a VYGON COLOMBIA S.A., o frente al
encargado del tratamiento designado. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente
prohibido o no haya sido autorizado.
7.2.3.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada a VYGON COLOMBIA S.A. Salvo cuando expresamente se
exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de
2012.

7.2.3.3 Ser informado por parte de VYGON COLOMBIA S.A., o por parte del encargado del
tratamiento designado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos
personales.
7.2.3.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la
Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
7.2.3.5 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los
principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la
Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento, VYGON COLOMBIA S.A. o el
encargado designado, han incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
7.2.3.6 Acceder en forma gratuita en las condiciones definidas en este documento, a sus datos personales que
hayan sido objeto de tratamiento.

8. CONDICIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
8.1 Autorización
En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de los datos realizada por VYGON COLOMBIA
S.A. deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual
son recolectados o requeridos conforme a la normativa vigente, salvo en los casos expresamente previstos en la
Ley.
8.2 Autorización del Titular
Para que VYGON COLOMBIA S.A. realice cualquier acción de tratamiento de datos personales, se requiere la
autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto
de consulta posterior. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al
Titular su manifestación automatizada o pueden ser por escrito o de forma oral.
Las autorizaciones por parte de Titulares se registrarán así:
VYGON COLOMBIA S.A. solicita autorización para el tratamiento de la información a todos sus titulares, siempre
y cuando dicha recolección implique la realización de un tratamiento de información parte de VYGON COLOMBIA
S.A., o terceros (previa autorización), esta solicitud de autorización se realiza al momento de generarse relaciones
comerciales con clientes (Ventas Crédito y Contado), compra de productos y servicios con proveedores y
contratación de personal para el desempeño de las labores inherentes a la organización.
VYGON COLOMBIA S.A., adopta los procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de recolección de
los datos, la autorización del Titular para el tratamiento de los mismos e informará los datos personales que serán
recolectados así como todas las finalidades específicas del dicho tratamiento para los cuales se obtiene el
consentimiento.
Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual
se tenga acceso, entiéndase por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del

público, podrán ser tratados por VYGON COLOMBIA S.A., siempre y cuando, por su
naturaleza, sean datos públicos.
En caso de realizar cambios sustanciales en el contenido de las Políticas del tratamiento, referidos a la
identificación del Responsable y a la Finalidad del tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar
el contenido de la autorización, VYGON COLOMBIA S.A., comunicará estos cambios a los Titulares, como mínimo
3 días antes de la entrada en vigencia de la nueva política, además obtendrá del Titular una nueva autorización
cuando el cambio se refiera a la Finalidad del Tratamiento. Para la comunicación de los cambios y la autorización.
8.2.1 Casos en que no es necesaria la autorización
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por
orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
8.3 Suministro de la información
La información solicitada por el Titular será suministrada por VYGON COLOMBIA S.A., podrá ser suministrada por
cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil
lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la
base de datos.
8.4 Deber de informar al Titular VYGON COLOMBIA S.A., al momento de solicitar al Titular la autorización,
deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
* El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
* El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas traten sobre datos
sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
* Los derechos que le asisten como Titular.
* La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.
8.5 Personas a quienes se les puede suministrar la información:
La información acerca de los datos personales que hayan sido materia de Tratamiento por parte de VYGON
COLOMBIA S.A., podrá suministrarse a las siguientes personas:
* A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.

* A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden
judicial.
* A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

9. DERECHOS DEL TITULAR
9.1 Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato:
* Los Titulares podrán en todo momento solicitar a VYGON COLOMBIA S.A., la supresión de sus datos
personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de
un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
* La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización NO PROCEDERÁN CUANDO EL
TITULAR TENGA UN DEBER LEGAL O CONTRACTUAL DE PERMANECER EN LA BASE DE DATOS DE VYGON
COLOMBIA S.A.
* El procedimiento será el establecido en el presente documento para presentar reclamos.
9.2 Consultas y reclamos:
El Titular o sus causahabientes tienen derecho a presentar ante VYGON COLOMBIA S.A. consultas y/o reclamos,
previa validación de su identidad, a través de cualquiera de los siguientes mecanismos, de atención al usuario
dispuestos por VYGON COLOMBIA S.A. a nivel nacional.
VYGON COLOMBIA S.A., responderá la consulta y/o reclamo por el mismo medio que fue formulada.
9.2.1 Consulta:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de
datos del responsable VYGON COLOMBIA S.A. suministrará al solicitante toda la información contenida en el
registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales:
* Al menos una (1) vez cada mes calendario.
* Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la Información, que
motiven nuevas consultas.
* Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una (1) por cada mes calendario, VYGON COLOMBIA S.A.,
solamente cobrará los gastos de envío, reproducción y en su caso, certificación de documentos. Los costos de
reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente.

Respuesta a consultas
* Para efectos de responder las consultas, VYGON COLOMBIA S.A., cuenta con un término
de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas.
* Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando
los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá
superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser
objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de
los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante VYGON COLOMBIA S.A., el
cual será tramitado bajo las siguientes reglas y se formulará mediante solicitud dirigida a VYGON COLOMBIA
S.A., como mínimo con la siguiente información:
Nombre del responsable del Tratamiento o el encargado del mismo.
* Nombre del peticionario.
* Número de identificación del peticionario.
* Hechos en que se fundamenta la solicitud.
* Objeto de la petición.
* Dirección de envío de correspondencia.
* Aportar los documentos que pretenda hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción
del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el
solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en
un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite”
y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta
que el reclamo sea resuelto.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a
la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al
interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá
superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.2.3 Requisito de procedibilidad:
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y
Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado
del mismo.
9.2.4 Procedimiento para consultas y reclamos.
Dando cumplimiento a lo anterior VYGON COLOMBIA S.A., responderá la consulta y/o reclamo por el mismo
medio que fue formulada.
El procedimiento establecido por VYGON COLOMBIA S.A., para presentar reclamos, hacer consultas y/o ejercer
sus derechos como titular de la información recogida es el siguiente.
9.2.4.1 Recepción del reclamo o consulta en cualquiera de estos medios: estas podrán ser identificadas en la
página Web www.vygon.com.co, también podrán dirigir escrito directamente a las oficinas administrativas en la
ciudad de Barranquilla, a la dirección Calle 79 74-29.
9.2.4.2 También se podrán enviar reclamos o consultas a través de correo
electrónico: habeasdata@vygon.com.co, de conformidad con el Numeral Segundo, Literal Segundo, ARTÍCULO
16 Ley 1266 del 2008-Numeral Segundo, Artículo 15, Ley 1581 del 2012.
9.2.4.3 Para peticiones o consultas, se cuenta con 10 días hábiles a partir de la recepción, de ser necesario se
podrá extender la respuesta 5 días hábiles más.
9.2.4.4 Para reclamos, se cuenta con 15 días hábiles para resolver el mismo, Numeral tercero del artículo 16 de
la ley 1266 del 2008.
9.2.4.5 Excepcionalmente se cuenta con 8 días hábiles adicionales a los primeros 15, para dar respuesta al
derecho de petición, siempre y cuando se notifique a quien realiza el derecho de petición.
9.2.4.6 VYGON COLOMBIA S.A., dentro de los 2 días hábiles siguientes a la recepción del reclamo impondrá en
la base de datos del operador la constancia o leyenda de que se encuentra “reclamo en trámite”.
9.2.4.7 En caso de no ser competentes, se cuenta con 2 días hábiles para trasladar la información a la entidad
competente.
9.2.4.8 Una vez se cuente con la respuesta a la consulta o reclamo elevado por el Cliente, Proveedor, Tercero
y/o Empleado se enviará a la dirección que aportó en la solicitud y o al medio por el cual realizó la consulta.
9.2.4.9 En caso de dudas o inquietudes sobre el procedimiento para presentar reclamos, hacer consultas y/o
ejercer sus derechos como titular de los datos recogidos por VYGON COLOMBIA S.A se podrá solicitar
información general a través del Área TIC por medio de la línea 57 5 3730963, y al correo
electrónico habeasdata@vygon.com.co.

10. DEBERES DE VYGON COLOMBIA S.A. EN EL TRATAMIENTO DE DATOS
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el
Titular.
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de
la autorización otorgada.
d. Tomar las medidas orientadas a conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Propender porque la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades
respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la
información suministrada a este se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente
autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
i. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de
la información del Titular.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la
presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del
Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y
existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o. las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10.1 Deberes del encargado del tratamiento de datos:
Los encargados del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las
demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Tomar las medidas para conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente
ley.
d. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles
contados a partir de su recibo.
e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley.
f. Adoptar un documento que garantice el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de
consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g. Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley.
h. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la
autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido
ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de
seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
m. Salvaguardar las bases de datos en los que se contengan datos personales.
n. Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los datos personales.

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD
VYGON COLOMBIA S.A. toma todas las precauciones razonables y medidas de índole técnico, administrativo y
organizacional conducentes a garantizar la seguridad de los datos de carácter personal de los Titulares,
principalmente aquellos destinados a impedir su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado.
Las medidas de seguridad se aplican tanto a los archivos como a los tratamientos.

La aplicación de las medidas de seguridad tiene como fin procurar la conservación,
confidencialidad, integridad, y disponibilidad de los datos.

12. MODIFICACIONES
VYGON COLOMBIA S.A., se reserva el derecho de modificar estas Políticas de Tratamiento de la Información, en
su totalidad o parcialmente. En caso de cambios sustanciales en las Políticas del Tratamiento referidos a la
identificación de VYGON COLOMBIA S.A. y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales
puedan afectar el contenido la autorización, VYGON COLOMBIA S.A. comunicará estos cambios al titular a más
tardar al momento de implementar las nuevas políticas.

13. FORMATOS QUE SE UTILIZAN:
* Formato Autorización para el tratamiento de datos personales y/o sensibles – EMPLEADOS.
* Formato Autorización para el tratamiento de datos personales y/o sensibles – CLIENTES – PROVEEDORES.

JAIME ANTONIO ADDIE GUZMAN
REPRESENTANTE LEGAL